Gestionar el almacén resulta todo un arte.
En principio, cuando pensamos en la gestión del almacén nos parece algo sencillo, ya que se trata de controlar las entradas/salidas y que siempre tengamos stock de lo que necesitamos.
Si estamos nosotros solos en la empresa lo tenemos fácil, tan solo tiramos de memoria o, cuando estemos en el proveedor de turno, compramos aquello que necesitamos y ya. El aprender a gestionar bien nuestro almacén viene cuando somos varios los que sacamos artículos del mismo, tenemos vehículos de empresa donde se echan herramientas y materiales, y antes de que nos demos cuenta no sabemos ni lo que tenemos ni dónde está.
Esto nos lleva a un desastre de gestión que termina en comprar artículos por duplicado, sisados no deseados y un sobre coste para el bolsillo de nuestro negocio.
Cómo realizar la gestión del almacén correctamente
Aunque vamos a verlo con más detalle, tenemos que tener en cuenta estos cinco aspectos:
- Qué queremos controlar. Si son solo materiales, o materiales y herramientas.
- Localizar todos los lugares que nos sirven como almacenes. Aunque en principio cuando pensamos en un almacén, nos imaginamos una gran nave, muchos de nosotros lo que tenemos es un local y vehículos de empresa. Éstos también son almacenes.
- Si podemos poner al cargo a una persona de la gestión de nuestros almacenes: el almacenero.
- Conocer los materiales y consumibles de las herramientas que tenemos que se utilizan regularmente y con qué frecuencia.
- Quién o quiénes son nuestros proveedores y de qué materiales.
Veamos ahora uno a uno de los distintos apartados.
Qué queremos gestionar de nuestros almacenes
Cuando hablamos de la gestión de almacenes, habitualmente se piensa en materiales, sin embargo puede que también queramos gestionar los consumibles de nuestras herramientas o las propias herramientas. El motivo es muy sencillo, a más control, menos malgasto. Cuando un trabajador nos dice que necesita más brocas, o una nueva batería para el taladro, evidentemente hay que comprarlo. Pero si nos lo pide con más frecuencia que el resto de compañeros,…resulta extraño. Esto lo podemos controlar con una buena gestión de almacén.
En el caso de los materiales, no se van a controlar el número de tornillos que se compran, aunque existen algunos tipos de tornillos de extrema calidad que puede que sí necesitemos controlarlos por el coste que tienen.
También puede ocurrir que necesitemos controlar los materiales de los que, si nos quedamos sin ellos, nos supongan un retraso en la ejecución de los trabajos o impliquen viajes innecesarios al proveedor de turno con la consiguiente pérdida de tiempo en jornada laboral.
Si tenemos tienda, puede que incluso queramos tener control sobre los consumibles de papelería, como bolígrafos o folios, en este caso no sería tanto por el importe que representa sino por la comodidad de que nuestro personal siempre disponga del material necesario para desarrollar correctamente su trabajo.
Una vez que ya sabemos concretamente qué queremos controlar (la gestión de almacenes solo trata de tener más control), veamos dónde lo solemos almacenar.
Almacenes físicos
Almacenes son todos los lugares donde se guarda aquello de lo que queremos conocer su estado.
Un almacén es el almacén propiamente dicho, la oficina y los vehículos de empresa. Habitualmente estos últimos no los solemos tomar como almacenes, sin embargo en la mayoría de los casos hacen más de almacenes que el propio almacén, ya que se suelen quedar materiales en los vehículos en previsión del siguiente trabajo a realizar.
La regla es: todo lugar que contenga materiales y/o herramientas que queramos controlar, son almacenes.
Una vez que sabemos qué queremos controlar y dónde, lo más conveniente es que hagamos un inventario y una regularización de stock de los materiales/consumibles/herramientas a gestionar.
Llegados a este punto necesitamos Properly Gestión en sus versiones Instaladores o Mantenimientos. El motivo es simple: nuestra empresa ha subido de nivel y Properly Gestión nos permite dar de alta los materiales y controlarlos en todos y cada uno de nuestros almacenes. Si tenemos dos de esto en el almacén y uno en el vehículo 3032HSF, lo sabremos con solo un clic de ratón.
Almacenero
La figura del almacenero suele ser más importante de lo que se piensa. A priori, nos puede resultar un gasto de personal poco productivo, ya que destinar a una persona 8 horas al día a gestionar nuestros almacenes,…pero podemos hacer una pequeña prueba.
Si probamos a poner a una persona destinada a la gestión de los almacenes a media jornada, al cabo de un par de meses (si es competente en el control de stock) veremos que le sacamos dinero. Además de por la comodidad del resto de los operarios (a los que se le organiza el vehículo en función del trabajo planificado a corto plazo y se les evita las idas y venidas a tiendas de materiales), por el dinero ahorrado. Se acabaron los siseos, los despistes del tipo «me he tenido que volver porque una vez en el cliente he visto que no tenía/me faltaba…). Y el ahorro en las duplicidades de artículos porque no se encontraba cuando se necesitaba y se ha comprado por duplicado.
Un almacenero ayuda a que el resto de técnicos se puedan concentrar en lo que realmente hacen bien: trabajar de técnicos.
Entradas y salidas regulares
Ya sabemos qué queremos gestionar, dónde lo queremos gestionar, y si hemos optado por tener una persona al frente de la gestión de nuestros almacenes, este almacenero estará gestionando también las entradas y salidas regulares.
Las entradas y salidas que se producen habitualmente en nuestra empresa resultan más fáciles de controlar si tenemos Properly Gestión. En su versión Instaladores, o Mantenimientos podremos gestionar las entradas y salidas de nuestros materiales. Cuándo lo compramos, cuántos tenemos, que nos avise si tenemos «menos de» o «más de» cierta cantidad,…en definitiva, que tengamos el control nosotros.
Además de disponer de una herramienta que nos «hable» sobre lo que vamos a necesitar, tenemos que añadir la gestión del trabajo a realizar. Es decir, si tenemos planificados una serie de trabajos a corto plazo para los que no tenemos el material necesario, será función del almacenero el gestionar esas compras. Ahí se encuentra nuestro último apartado.
Cuándo y a quiénes se lo solemos comprar
Nuestros proveedores de materiales juegan un papel muy importante en la gestión diaria de nuestra empresa. No solo por los costes, sino también por los tiempos de entrega.
Si tenemos dos proveedores que nos pueden servir el mismo material pero uno tarda tres semanas en hacerlo mientras que el otro solo una, tendremos que ver cuánto nos cuesta en cada uno de ellos y cuándo lo necesitamos para poder optar a la mejor opción. Normalmente, cuanta más prisa tengamos más caro nos saldrá. Tener una mala gestión del almacén tiene un precio.
Para la gestión de los proveedores también nos resulta de tremenda utilidad Properly Gestión. Poder ver a quién se lo hemos comprado, cuándo, a qué precio, cuántas veces, o incluso enviarle un pedido con los códigos propios del proveedor nos facilita mucho la tarea.
En definitiva, la gestión de los almacenes resulta un tema vital para toda empresa. Tanto si estamos solos, como si somos muchos o tenemos tienda, conocer qué tenemos, dónde lo tenemos, cuándo lo necesitamos, cuánto nos cuesta y a quién se lo compramos nos da poder.
