Cuando estamos empezando con nuestra empresa de instalaciones y un posible cliente nos pide presupuesto para una obra, tenemos una sola oportunidad para conseguir causar una buena primera impresión y llevarnos el trabajo. Y ahora la pregunta del millón, ¿cómo lo conseguimos?
Lo que la lógica nos dice es el divide y vencerás. Si dividimos el asunto en partes más pequeñas, nos resultará más sencillo abordarlo y llevarlo a cabo.
A continuación vamos a ver las diferentes cuestiones a tener en cuenta para presentar un presupuesto de obra que nos ayude a conseguir a ese cliente.
Vamos a dividir la tarea en dos: qué hacer y en qué formato hacerlo. A su vez, veremos con más detalle cómo subdividir la tarea del «qué hacer».
Apartados del presupuesto de obra
El potencial cliente se ha puesto en contacto con nosotros y nos ha pedido precio para que realicemos una obra concreta.
Al cliente le parece concreta, pero cuando terminamos de hablar con él, las dudas nos atenazan: ¿Por dónde empiezo?
Definir las características de la obra
Si nos imaginamos yendo a realizar el trabajo, ¿lo tenemos todo claro? ¿Sabríamos por dónde empezar? ¿Sabríamos cuándo daríamos por terminada la obra?
¿Dónde estaría ubicada? Eso nos dará pistas del coste del trasporte hasta la obra. No es lo mismo realizar un trabajo al lado de nuestra empresa que a 50km.
No es lo mismo decir que el trabajo se termina cuando está todo funcionando que cuando el cliente tiene un boletín que indica que está todo correcto. Eso implica costes y tiempo.
Lo más conveniente, ya que todavía no tenemos años de experiencia en la redacción de presupuestos de obra, es que vayamos haciendo una lista de todas las tareas que implicará ese proyecto. Esto nos ayudará posteriormente a calcular los costes que nos supondrá realizar el trabajo y nos evitará pillarnos los dedos con el precio. Vamos, que cuanto más claro tengamos el trabajo a realizar, más realista será nuestro precio.
Calcular los costes que genera cada uno de los trabajos
Una vez que tenemos detalladas cada una de las partidas de nuestro presupuesto, ahora toca el turno a los números.
Tenemos que coger cada una de las partidas de nuestro presupuesto (cada uno de las tareas que hemos definido en el apartado anterior) y detallar el coste que tendría. Por ejemplo: si el trabajo está a 50km. y estimamos que tardaremos en realizarlo 2 semanas, calcularemos los 10 días de trabajo por los dos viajes diarios (idas y venidas a la empresa desde la obra) y eso lo multiplicaremos por 50km. Esos kms., los tendremos que multiplicar por lo que consume nuestro coche (si queremos afinar más, podríamos indicar el % de desgaste del mismo que le correspondería a esos kms.). Esa será la partida correspondiente a desplazamiento.
Ejemplos de partidas estándar todos las conocemos: están los materiales, la mano de obra, desplazamientos y margen de beneficio.
Realizar el cálculo de la cantidad de material a usar
Mención especial requiere el apartado de materiales. No tomar el cálculo correctamente puede hacer que el cliente nos acepte el presupuesto, pero que acabemos perdiéndole dinero y eso sería un desastre.
Así seas muy bueno ensolando, los desastres siempre se pueden dar. Tenlo en cuenta y calcula un plan B en caso de que sea tu empresa la que ponga los materiales. También podría darse el caso de que sea el cliente el que los aporte. Acláralo antes con él y calcula una posible pérdida entre un 10% y un 20% según sea el trabajo a realizar.
¿Y si mis cuentas no son correctas?
Le has hecho al cliente las preguntas pertinentes para tener claro el trabajo a realizar, has calculado los costes con todo lujo de detalles y has establecido un margen de beneficios. ¿Y si me he equivocado en los cálculos? Si estás haciendo el presupuesto «a mano» algo se te ha podido pasar, o has sido optimista en los cálculos, o tal vez lo has hecho todo correcto pero qué ocurriría si hay una tormenta tremenda que te impide trabajar en la obra? Seguirás teniendo que pagar los sueldos de los operarios y no podrás terminarla.
Este apartado es para que vuelvas a revisar los números y contemples posibles desastres imprevistos como un coste adicional. Inclúyelo si es época de lluvias, la carretera por la que hay que ir suele presentar retenciones o cualquier cuestión que se pueda escapar de tu control.
Evaluación y revisión de todas las partidas del presupuesto de obra
Aléjate un poco de los números y míralo con perspectiva. Si tú fueras el cliente, ¿te parecería correcto ese precio/prestaciones por realizar ese trabajo? Sé honesto.
Llegados a este punto tal vez veas conveniente crear una segunda opción modificando algo de las prestaciones/precio. Al fin y al cabo no sabes lo que puede querer aceptar el cliente.
Presentar el presupuesto de obra
Cuando estamos empezando muchas veces pensamos que podemos «tirar» con Excel para crear los presupuestos. Y lo mismo hasta lo conseguimos.
Pero lo que no sabemos es todo lo que perdemos por el camino. Después de crear tu primer presupuesto con aplicaciones como Excel estás eufórico, porque hasta te gusta la presentación que has hecho. ¡Incluso has puesto tu logotipo!
Sin embargo, cuando llevamos un año presentando presupuestos (todos sabemos que mal que nos pese hacemos más presupuestos de los que nos aceptan), muchos de ellos se parecen y acordarnos del cliente que nos pidió un trabajo parecido para poder reutilizar parte del mismo o comprobar los precios que nos dio un proveedor para aquel trabajo que hicimos,…¿cuándo fue? Vamos eso es una tarea, imposible.
Como para poder conseguir una obra tenemos que realizar unos cuantos presupuestos, lo mejor es que contemos con una herramienta que nos facilite la tarea y nos ahorre tiempo y dinero.
En Properly, contamos con Properly Gestión Instaladores que nos permite realizar los presupuestos teniendo las partidas pre-grabadas. Es decir, hacemos el trabajo de definir las partidas una vez y las siguientes solo tenemos que modificar aquello que cambia de un trabajo a otro. Esto nos ahorra horas y horas de nuestro valioso tiempo.
Por no hablar del seguimiento de los presupuestos. Ahora que puedes presentar el presupuesto en el mismo día en el que te lo piden (estás dando un mejor servicio), puedes ver a golpe de ratón cuándo lo has presentado y si te lo aceptaron o no. En caso de que el cliente no te haya dicho nada, puedes llamarlo (tendrás sus datos a un clic) y preguntarle qué le pareció. Así podrás gestionar mejor qué opinión tienen los clientes de tus presupuestos y cómo mejorarlos para conseguir más presupuestos aceptados. Estaría bien, ¿verdad?
Si aún tienes dudas de cómo funciona Properly Gestión Instaladores o quieres saber un poco más, habla con nosotros. Vivimos para hacerte tu día a día más fácil. Estaremos encantados de escucharte.
