Cuando se trata de mejorar nuestras empresas y optimizar los procesos, las palabras ERP y CRM están a la orden del día.
Lo que no es tan común es saber distinguir uno de otro. Esto es de suma importancia para que les podamos sacar todo el partido a cada uno de ellos. Comenzamos pues, por definirlos.
¿Qué es un ERP?
Las siglas ERP hacen referencia a «Entrerprise Resources Planification» o en cristiano, «Planificación de Recursos Empresariales». Lo cierto es que ni traduciéndolo son unas siglas autoexplicativas.
Un sistema ERP ha acabado siendo aquel que nos ayuda a poder optimizar todos los procesos internos de nuestra empresa para disminuir nuestros costes. En la entrada: «Qué es un ERP» lo explicamos con más detalle. El mejor ejemplo que tenemos de ERP es Properly Gestión en sus distintas modalidades (Instaladores, Mantenimientos, etc…).
Ya que tenemos la definición de ERP, vamos con la de CRM.
¿Qué es un CRM?
Las siglas de CRM hacen referencia a «Costumer Relationship Manager» o en cristiano, «Gestor de las Relaciones con los Clientes». Estas siglas si parecen más obvias, ¿verdad?
Un sistema CRM sirve para aumentar las ventas. Nos permite optimizar todos los procesos con nuestros clientes y resulta fundamental para las empresas que cuentan con un departamento comercial, ya que nos da la posibilidad de tener el control de todas las relaciones que tenemos con todos nuestros clientes. Es decir, nos permite gestionar y centralizar las llamadas telefónicas, los e-mails, los chats (si es que los tenemos implementados en nuestra empresa), presupuestos y facturas de venta. Es, de alguna forma, la agenda maestra. Nos dice quién, cuándo y cuánto de cada cliente.
Ejemplos de CRM pueden ser SugarCRM, SalesForce, y un largo etcétera.
Diferencia entre ERP y CRM
La diferencia entre ERP y CRM es que un sistema ERP está orientado hacia la optimización de los procesos de la empresa para que gastemos lo menos posible dando el mejor servicio, mientras que el sistema CRM está orientado hacia maximizar las ventas de nuestra empresa.
Aunque en principio parezca obvio que toda empresa necesita un ERP y un CRM, lo cierto es que en la práctica no es así.
Mientras que el ERP es necesario para la gestión diaria de nuestra empresa, un CRM sólo resulta imprescindible si disponemos de un departamento comercial. No se trata de tener un comercial en la calle, sino de tener un departamento como tal. Es entonces, cuando buscamos activamente clientes «puerta a puerta» cuando resulta una herramienta muy potente.
Habitualmente los ERP nos permiten gestionar los presupuestos y facturas de venta. Esto no es una intromisión en el área de los CRM, sino que cubre los casos de la mayoría de empresas que no disponen de un departamento comercial.
Integración ERP y CRM
Habitualmente cuando empezamos con nuestra empresa empezamos con una hoja de Excel, después algunos pasan a una pequeña base de datos y posteriormente ya buscamos un ERP. El por qué entra primero el ERP y no el CRM es obvio. ERP’s como Properly Gestión, nos permiten gestionar nuestra empresa. Saber qué tenemos, cuánto nos ha costado, si le estamos ganando dinero a los trabajos que realizamos, nos permite gestionar al personal, la contabilidad,…en fin, gestionar y optimizar nuestra empresa de arriba a abajo.
Tras ver que nuestra empresa funciona y ya tenemos negocio, suele ser cuando empezamos a pensar en ampliar plantilla y áreas. Es entonces cuando entra en juego el CRM.
Digo todo esto porque la integración ERP y CRM suele venir justo en ese orden. Tenemos un ERP y necesitamos «conectarlo» con un CRM.
En el caso de Properly Gestión, es una de las razones por las que tenemos el departamento de desarrollo. Para cubrir todas y cada una de las necesidades reales de nuestros clientes. Sería genial haber podido crear un módulo de integración para todos y cada uno de los CRM’s del mercado, pero son tantos…y como cada cual tiene sus particularidades lo hace imposible. Eso sí, basta con que de la posibilidad de integración y ¡ya tenemos la mitad del camino hecho!
