La rotura de stock es una de las situaciones más difíciles de enfrentar por parte de las empresas profesionales y que generan más tensión en una organización. Para evitarla es importante disponer de un buen control del stock y optimizar la puesta en marcha de cada servicio con los materiales necesarios para el trabajo. Teniendo un buen control de nuestro stock aliviaremos nuestros problemas de abastecimiento interno. Vamos a ver cómo podemos hacerlo.
¿Qué es y porqué ocurre una rotura de stock?
La rotura de stock es el momento en el que no tenemos los materiales que necesitamos para realizar un trabajo. Ese momento en el que el técnico tiene que ir al proveedor a comprar lo que necesita (y perder tiempo y por lo tanto dinero) en ir a por ellos.
Si nuestra empresa se dedica a los mantenimientos, tener roturas de stock de manera continuada nos puede hacer perder mucho dinero.
En el caso de las instaladoras, una rotura de stock puede hacer enfadar muy mucho al cliente y retrasar el trabajo y por lo tanto postergar el momento del cobro del mismo.
El motivo de por qué se produce la rotura de stock es porque en nuestra empresa no tenemos las previsiones adecuadas de los materiales que necesitamos para llevar a cabo los trabajo que tenemos pendientes de realizar. Es sencillo, si no tenemos control sobre lo que tenemos en cada uno de nuestros almacenes (las furgonetas de los técnicos también son almacenes) resulta imposible llevar a cabo una correcta previsión de lo que necesitamos.
¿Podemos medir el coste de una rotura de estocaje?
Sabemos que nos cuesta dinero, así solo nos cueste tiempo de mano de obra, eso es dinero. Mucho dinero. Pero medir cuánto nos cuesta que el técnico en lugar de estar realizando la reparación se encuentre haciendo cola para comprar una pieza que le hace falta y que no teníamos en la nave, es prácticamente imposible.
Eso sí, podemos ir anotando día a día cuántos trabajos se han retrasado por tener que pedir material, porque una vez comprado no daba tiempo a instalarlo, clientes que se han enfadado con nosotros por tener una mala gestión, en fin, podemos ir anotando todos aquellos inconvenientes y horas perdidas entre el trabajo a realizar y el trabajo realizado. Veremos que muchas de ellas se subsanan con un buen control de stock.
Eso sí, si no queremos hacer este trabajo, habitualmente resulta más fácil apreciar el ahorro que nos supone llevar bien el stock de nuestra empresa que no el dinero que perdemos cada día por esa falta de control.
Soluciones y recomendaciones para evitar una rotura de stock
El más importante de todos es: control, control y control. Control sobre los trabajos a realizar, control sobre los materiales que estamos utilizando y control sobre los materiales que tenemos en todos y cada uno de nuestros almacenes.
Control sobre los trabajos a realizar
Basta con que llevemos un año con nuestra empresa para que podamos anticiparnos al tipo de trabajo que realizamos y los materiales que sí o sí, hemos de tener siempre. Estos materiales serán el «por si acaso». Al ser para los habituales, más pronto que tarde los usaremos.
Control sobre los materiales que estamos utilizando
Una de las mayores fuentes de falta de control sobre el stock de la empresa lo marcan los materiales que se quedan en las furgonetas de los técnicos una vez realizado el trabajo. Primero porque vuelven al trabajo a terminarlo, y segundo porque una vez terminado el trabajo no tienen la obligación de devolverlos a la nave. Esto provoca una falta de control enorme y un desembolso de dinero para la empresa. La mejor forma de llevar a cabo un buen control es que cada vez que requieran material vacíen la furgoneta de todo aquello que no van a necesitar en el trabajo actual. Si hay que coger algo, antes hay que devolver todo lo que había.
Control sobre todos lo materiales que tenemos en todos y cada uno de nuestros almacenes
Llegados a este punto, se entiende como almacén no sólo el almacén físico de nuestra empresa sino todos y cada uno de los vehículos que llevan y traen materiales. Lo mejor es que demos de alta cada una de las furgonetas como almacenes y haya un encargado en la empresa como almacenero para controlar todo lo que entra y sale, ya que la función de los técnicos es la de reparar e instalar, no así tanto la de llevar el control de los materiales.
Para poder llevar a cabo un buen control, lo mejor es que demos de alta cada uno de los artículos que necesitamos controlar y establezcamos unos máximos y mínimos de estocaje sobre ellos. Es decir, que no quiero tener más de 500 metros de cable, pero si nos quedamos con solo 100 metros de cable ya estamos bajo mínimos y por lo tanto nos exponemos a una rotura de stock. Con lo que los 500 serían el máximo y tal vez 150 metros serían el mínimo.
Establecer estos mínimos y máximos (y que vayan acordes a la demanda habitual de nuestra empresa) nos permitirá realizar pedidos automáticos a los proveedores, de tal forma que regularmente realicemos un pedido a este proveedor, nos aparecerá como un artículo a pedir el cable, si es que este ya está por debajo del mínimo que nosotros habíamos establecido.
Si nuestro software de gestión no hace esto por nosotros, es hora de cambiar a Properly Gestión Instaladores. En él podremos controlar los almacenes, el inventario, realizar regularizaciones de stock, establecer los mínimos y máximos y todo lo que se nos ocurra para ahorrarnos mucho dinero al año y dar un mejor servicio a nuestros clientes.
