¿Qué es la factura electrónica?

En principio la factura electrónica es la versión digital de la de papel. Ahora bien, en el caso del facturae, éste garantiza la autenticidad e integridad del documento electrónico. Por lo general, en España, las empresas que más lo utilizan son aquellas que suelen trabajar con las administraciones públicas, ya que a día de hoy, éste es el único formato para poder facturarles.

¿Cómo podemos hacer una factura electrónica?

Por lo general, realizar una factura electrónica en formato facturae resulta un proceso. Si queremos realizar una, debemos seguir los siguientes pasos:

1. Nos registramos en la página de AFIP con Clave Fiscal. En la lista de servicios seleccionar comprobantes en línea y se nos desplegará la pantalla del Régimen de Comprobantes en línea.
2. En dicha página seleccionamos la opción «Datos Adicionales del Comprobante» y rellenamos nuestros datos.
3. Seleccionamos «ABM Puntos de Ventas» y habilitamos el punto de venta donde vamos a emitir los comprobantes electrónicos y el tipo de comprobante usado.
4. Elegimos «Generar Comprobantes» y completamos todos los datos de emisión.
5. Seguidamente completamos los datos del receptor de la factura electrónica y cuáles serían las condiciones de venta.
6. Por último, completamos los datos sobre la operación e imprimimos la factura.

En fin que lo hacemos porque queremos cobrar, ¿cierto? Siempre lo puedes seguir haciendo así, aunque déjame que te cuente cómo lo hace el módulo facturae de Properly Gestión: No, hay otros sistemas que permiten automatizar este proceso y hacerlo mucho más sencillo. Así funciona el que hemos creado en Properly:

Para todos nuestros clientes hemos desarrollado una herramienta en nuestro software de gestión que te facilita el trabajo de exportar tu factura a formato factura-e, para que puedas firmarla y subirla a la plataforma FACE. Evita errores, y ahorra tiempo presentando tus facturas en menor tiempo y de forma automatizada.

¿Cómo hay que expedir una factura electrónica?

Las facturas electrónicas con formato estructurado se pueden generar automáticamente y así el receptor las puede recibir y tramitar sin tener que hacerlo manualmente. Los formatos más utilizados para las facturas electrónicas de formato estructurado son UBL, XML, EDIFACT, Facturae. Por otro lado, la factura electrónica con formato no estructurado son aquellas expedidas en papel escaneado, PDF, etc. Es importante diferenciar entre factura electrónica en formato no estructurado y estructurado. Este último garantiza que la factura pueda ser emitida y recibida a su vez por los sistemas informáticos de facturación del receptor y ser automatizada por los sistemas de contabilidad de éste.

Ventajas de la facturación electrónica

Una vez que nos ha quedado claro qué es esto de la facturación electrónica y cómo funciona vamos a aclararte cuáles son los beneficios que te traerá el uso de la factura electrónica:

• Emisión de comprobantes: la facturación electrónica aporta la seguridad de estar contratando los servicios de una empresa que cumple con todos los requisitos impuestos por el SAT. En cuanto a la rapidez de emisión de tu factura es de menos de un segundo en timbrar tus documentos fiscales.
• Los procedimientos administrativos: usar sistemas de facturación electrónica simplifica tus procesos administrativos pudiendo asignar diversas tareas y dando de alta a usuarios que tengan diferentes autorizaciones dentro del sistema. Además la organización que permite un sistema electrónico facilita los procesos de auditorías internas o externas, ayuda al almacenamiento de tus documentos fiscales y a tenerlos siempre localizados.
• Gastos de facturación: la facturación electrónica reduce el coste de tus gastos en un 85%. Esto se debe a la eliminación de procesos de impresión, almacenamiento y mensajería tanto para usuarios como las empresas. Antes se perdía tiempo en generar, imprimir y finalmente entregarla al cliente. Hoy en día es un proceso de cuestión de segundos a través de cualquier dispositivo.
• El proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento: mediante los nuevos sistemas tus documentos fiscales se almacenan mínimo 5 años, este es el tiempo que por le solicita el SAT. Esto supone una reducción de los errores a lo largo del proceso debido a que todo se maneja a partir de bases de datos dadas de alta con antelación.
• Control documental: por último destacar que existe mayor control sobre la documentación emitida por ti como usuario o por tu propia empresa. Hay mayor facilidad en la búsqueda que ofrece el sistema permitiéndole localizar cualquier tipo de información de forma fácil y eficaz.

Después de todo lo hablado te habrás dado cuenta la de ventajas que supone la factura electrónica sobre todo a nivel empresarial. Al recibir las facturas de los proveedores electrónicamente optimizas el proceso de Cuentas por Pagar consiguiendo un flujo 100% automatizado de facturas, reduces los tiempos de procesamiento de pago y lo más importante, garantiza la calidad de los datos.