Muchos expertos ya indicaron que el teletrabajo se implantaría en las empresas donde la presencia física del trabajador no fuese un requisito imprescindible, pero pocos intuyeron que este cambio se iba a dar tan rápido.
Aunque el Covid-19 ha acelerado el hecho de trabajar en remoto desde casa, muchas de las empresas no disponen de las herramientas adecuadas para ello, por eso hoy vamos a definir mejor las áreas y soluciones cloud para teletrabajo.
Soluciones cloud que necesito para teletrabajar
Para poder teletrabajar con la certeza de que se está sacando el trabajo diario y que todos, administrativos y técnicos, están siendo igual de eficaces, necesitamos contar con las herramientas adecuadas. Estas herramientas cubren diferentes aspectos de nuestro día a día laboral, como son:
Herramientas de gestión interna
Las herramientas de gestión interna son las que necesitamos para mantener en orden nuestra empresa aunque estemos a kilómetros de nuestra oficina y del resto de los trabajadores de nuestra empresa y cubren estas dos áreas:
Comunicación
Necesitamos disponer de los medios que nos permitan una comunicación fluida con el resto de los compañeros de trabajo. En este caso en muchas ocasiones no solo es suficiente el teléfono, sino que tendremos que tirar de servicios como las video-llamadas y las llamadas en grupo cuando sea necesario. Servicios de este tipo los suplen empresas como Whatsapp, Skype, Duo, Hangout, o Zoom.
Gestión documental
Puede que en nuestra empresa se generen muchos documentos de gestión interna o puede que no, pero así sea un simple folleto de información, habitualmente resulta conveniente que no solo nosotros tengamos acceso a él.
En este caso, si disponemos de un ERP como Properly Gestión, podemos estar trabajando con Properly Gestión en Cloud y por lo tanto podemos subir los ficheros a nuestra área compartida y los usuarios que queramos podrán descargarse esos ficheros o trabajar con ellos directamente allí. Así es muy fácil.
En el caso de que nuestra empresa no tenga este ERP, podemos utilizar herramientas como Drive o Dropbox para compartir los documentos.
Disponer de un sistema de gestión empresarial en cloud con Properly Gestión resulta de vital importancia para poder teletrabajar con tranquilidad.
Herramientas de gestión externa
Las herramientas de gestión externa son las que utilizamos para establecer la relación con nuestros clientes.
Comunicación con los clientes
En este caso una centralita, así sea virtual, es nuestra mejor opción. Esto nos permitirá centralizar todas las llamadas, poder realizar desvíos entre las diferentes áreas de nuestra empresa o mantener las llamadas en espera. Es más, así estemos trabajando en la oficina, es la mejor opción tanto por prestaciones como por precio. Servicios de este tipo lo dan empresas como Netelip o Zadarma.
Gestión documental
En este caso, si nuestra empresa es instaladora, se dedica a los mantenimientos o a las reparaciones, la mejor opción es el ERP Properly Gestión, sin duda.
El motivo es simple, además de que solo tienes los módulos que necesitas y que tiene una versión cloud, la gestión documental de los clientes es excelente. Puedes gestionar los presupuestos, facturas y servicios de mantenimientos de forma fácil e intuitiva. En cuanto al teletrabajo se refiere, además existe el módulo Extranet de clientes y la aplicación Reporte Móvil para gestionar todos los partes de trabajo en vivo con los técnicos que están en la calle.
Ahora bien, si nuestra empresa no se dedica a ninguno de estos ramos, lo mejor que podemos hacer es buscar un CRM. Este tipo de aplicaciones nos ayudarán a gestionar la relación comercial con los clientes, con lo que podremos controlar los presupuestos, facturas y comunicaciones con ellos. Empresas que tienen CRM’s hay cientos, de las más estables son SugarCRM y Saleforce.
Una vez que tenemos establecido los medios para poder comunicarnos tanto interna como externamente y cómo trabajar con los documentos que generamos, nos falta tener el conocimiento sobre si todos estamos trabajando las horas que tenemos establecidas en nuestro contrato o, por el contrario, estamos echando horas de más, ;-).
Software para el control del teletrabajo
Desde mayo de 2019 es obligatorio para las empresas llevar el control del inicio y fin de la jornada laboral. Los que trabajamos en remoto también tenemos que hacer este registro horario.
Si antes de establecer el teletrabajo en nuestra empresa teníamos un sistema que solo nos permitía fichar presencialmente, ahora tenemos que darle una vuelta y establecer uno que nos permita fichar independientemente desde donde estemos. Para eso también te puede ayudar Properly ya que dispone de la aplicación móvil Laboro Control.
Con Laboro Control tienes la posibilidad de establecer el calendario laboral, fichar las entradas y salidas del trabajo, firmar el informe de asistencias,…lo mejor es ver la aplicación desde el enlace.
Beneficios de un sistema cloud para teletrabajar
Cuando se trata del teletrabajo, todo es cloud. Soluciones cloud, sistemas de gestión cloud, gestión documental cloud,… el motivo es simple, necesitamos que esté disponible siempre. Igualmente podemos concretar una serie de beneficios:
- Reducimos costes al no tener un servidor propio con los sistemas de seguridad y de almacenamiento que conllevan.
- Disponemos de actualizaciones automáticas.
- Lo podemos utilizar desde cualquier lugar y desde cualquier ordenador.
- Nuestra gestión del trabajo se vuelve más ágil y rápida. Ya no tenemos que «llegarnos a la oficina».
Como hemos visto, las soluciones cloud computing parra implantar el teletrabajo en la empresa engloban diferentes áreas y por lo tanto resulta necesario utilizar varias aplicaciones software. Lo más conveniente es que prioricemos cuáles son las necesidades de nuestra empresa y sobre ello vayamos viendo las aplicaciones que necesitamos.
